Företagsresor

Kunnig projektledare
Att planera och projektleda en konferens kräver kunskap, tid och erfarenhet. Tyvärr är det allt för ofta någon som inte alls besitter denna kompetens som får i uppdrag att ”leta på något roligt konferensalternativ”. Om ni inte har kompetensen internt, anlita en arrangör som kan göra även förarbetet åt er. Den kostnaden får ni snabbt tillbaka genom ett effektivare arbetssätt och ett smartare evenemang.

Syfte och innehåll
Sätt ett tydligt tema för konferensen. Exempel på tema kan vara:
”Hur vi lyckas med våra mål”, ”Kompetensutveckling som vässar oss”, ”Kommunikation internt och externt”, ”Strategi och affärsutveckling”.
Felet som många gör är att de försöker klämma in alldeles för många olika teman och punkter på för kort tid. Detta gör att konferensen upplevs splittrad och stressad. För att deltagarna ska kunna ta till sig budskapet så måste det finnas tid för reflektion och en koppling till hur man ska använda det som sägs i sin vardag. Bygg in luft i programmet! Gör konferensen till en del av en långsiktig planering över året där olika aktiviteter och insatser ingår i en röd tråd.

Genomtänkta och intressanta konferenspass
Avsätt tid för planering och förberedelse! Involvera alla som ska bidra i god tid. Planera och tänk tillsammans. Ge gärna de som ska hålla i passen en grundläggande utbildning i presentationsteknik. Om ni tar in externa föreläsare – välj med omsorg! Dyrast och mest känd är inte alltid bäst för just ert behov.
Lägg in extra tid i programmet. Det måste finnas utrymme för tekniskt strul, frågor och oförutsedda händelser. Exempel: Ni har fyra personer som ska prata 30 minuter var. Räkna då med att den totala tiden är 2,5 tim. Acceptera aldrig att en talare drar över sin tid. Detta tyder på dålig planering och avsaknad av respekt för de andra talarna.

Få tid att umgås med kollegorna
Det är viktigt att lära känna sina kollegor som människor. Det innebär inte att alla måste vara vänner men man måste känna varandra så pass väl att man har förståelse för varandras reaktioner i vardagen och ha förståelse för vad kollegorna behöver för att trivas på jobbet. Hur kan man då bidra till detta på en konferens?

Här är några tips:
• Mingel
En bra sak är att inleda konferensen med lunch, 30 minuters fika eller walk & talk. Då hinner alla prata av sig lite med sina närmsta kollegor om vad som har hänt i livet senaste dagarna. Detta kan vara viktigt för att alla ska kunna koncentrera sig på programmet och vara öppna för att prata med de kollegor som de inte känner lika väl.
Avsätt 20 minuter vid ett par tillfällen under konferensdagarna och genomför en mingelövning. Detta kan göras på olika sätt, t ex genom samtalskort, men syftar till att alla ska prata med alla.

• Aktiviteter
De aktiviteter som man planerar in under konferensdagarna, som kan vara allt från golf och utflykter till att laga mat tillsammans syftar också till att få umgås med kollegorna. Detta är ett viktigt perspektiv att komma ihåg när man planerar. Det ska vara roliga och givande upplevelser men de fyller också ett syfte. Därför är det viktigt att välja aktiviteter där gruppen hålls ihop och får möjlighet att prata och uppleva saker tillsammans. Välj också aktiviteter som alla känner sig bekväma med och som inte kräver en prestation som kan göra vissa generade. Det går utmärkt att kombinera konferenspass med aktiviteter och upplevelser! Nytta och nöje i samklang vilket skapar dynamiska dagar som håller intresset och energin vid liv.

När ni nästa gång ska sätta en budget för kommande konferenser; tänk igenom ovanstående punkter först och ta gärna hjälp av en expert på ett tidigt stadie.

Lycka till!